Indonesia: Indonesia mungkin tidak lagi memerlukan legalisasi dokumen publik asing

Dalam surat

Indonesia merupakan salah satu dari beberapa negara yang memiliki peraturan yang mewajibkan legalisasi jenis dokumen tertentu. Proses legalisasi ini dapat menjadi rumit, dan oleh karena itu untuk menyederhanakan proses administrasi, beberapa negara ini telah mengaksesi Konvensi Penghapusan Persyaratan Pengesahan Dokumen Publik Asing (“Konvensi”).

Indonesia meratifikasi Konvensi tersebut pada 5 Januari 2021 melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021. Namun, Indonesia harus mengambil langkah lebih lanjut agar Konvensi tersebut dapat berlaku antara Indonesia dengan negara-negara pihak lain dalam Konvensi tersebut. Proses legalisasi akan tetap diperlukan hingga Indonesia menyelesaikan semua langkah tersebut.

Kandungan

1. Persyaratan legalisasi saat ini
2. Konvensi
3. Ratifikasi oleh Indonesia

Persyaratan legalisasi saat ini

Berdasarkan peraturan perundang-undangan di Indonesia – walaupun peraturan di Indonesia agak kabur dan menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda dari masyarakat hukum terhadap jenis dokumen tertentu yang memerlukan pengesahan – untuk jenis dokumen tertentu yang ditandatangani di luar l’Indonesia untuk digunakan di Indonesia, penandatanganan pihak dokumen harus mengikuti langkah-langkah tertentu. Salah satu langkahnya adalah dengan mengesahkan dokumen-dokumen tersebut oleh otoritas berikut (dalam urutan itu):

1. Kementerian Hukum dan/atau Kementerian Luar Negeri negara setempat
2. kedutaan/konsulat negara indonesia setempat

Pengesahan dokumen adalah tindakan memverifikasi tanda tangan, atau stempel atau stempel pejabat yang berwenang, dengan membandingkan tanda tangan atau stempel suatu dokumen yang diberikan dengan contoh yang tersedia di database kantor pemerintah. Prosesnya tidak termasuk memeriksa inti dari sebuah dokumen.

Pelanggan mungkin mengetahui bahwa jenis dokumen tertentu (misalnya keputusan sirkular pemegang saham) yang ditandatangani di luar Indonesia yang akan digunakan di Indonesia mungkin perlu diaktakan oleh notaris dan kemudian dilegalisir di Kedutaan / Konsulat Indonesia terdekat di mana penandatanganan dilakukan.

Untuk dokumen yang ditandatangani di Indonesia tetapi akan digunakan di luar Indonesia, tunduk pada peraturan yang diberlakukan oleh negara tempat dokumen tersebut akan digunakan, pengesahan utamanya dilakukan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia dan Menteri Luar Negeri. Republik Indonesia.

Konvensi

Latar Belakang

Konvensi ditandatangani pada tanggal 5 Oktober 1961 dan mulai berlaku pada tanggal 21 Januari 1965. Konvensi tersebut sekarang memiliki 120 Negara Penandatangan. Situs web HCCH (Konferensi Den Haag tentang Hukum Perdata Internasional) menyediakan daftar Negara Peserta dan otoritas kompeten mereka.

Tujuan Konvensi ini adalah untuk menyederhanakan otentikasi dokumen publik yang akan digunakan di luar negeri. Konvensi menghapus persyaratan untuk legalisasi, yang seringkali memakan waktu dan mahal, dan menggantinya dengan satu sertifikat Apostille yang dikeluarkan oleh otoritas kompeten yang ditunjuk di negara tempat dokumen publik dieksekusi.

Jendela bidik

Konvensi ini berlaku untuk dokumen publik yang dibuat di wilayah suatu Negara pihak pada Persetujuan yang harus dibuat di wilayah Negara pihak pada Persetujuan lainnya. Dokumen yang termasuk dalam definisi dokumen publik seharusnya hanya “apostille” jika ditandatangani di luar negeri.

Di bawah Konvensi, “dokumen publik” mencakup hal-hal berikut:

1. dokumen yang berasal dari otoritas atau pejabat yang melekat pada pengadilan atau tribunal suatu Negara, termasuk yang berasal dari penuntut umum, panitera atau petugas peradilan
2. dokumen administrasi
3. akta notaris
4. sertifikat resmi yang dilampirkan pada dokumen yang ditandatangani oleh orang dalam kapasitas pribadi, seperti sertifikat resmi yang mengkonfirmasi pendaftaran dokumen atau fakta bahwa dokumen itu ada pada tanggal tertentu, dan otentikasi tanda tangan resmi dan notaris

Konvensi tidak berlaku untuk dokumen-dokumen berikut:

1. dokumen yang dibuat oleh agen diplomatik atau konsuler
2. dokumen administratif yang berhubungan langsung dengan operasi komersial atau bea cukai

Ratifikasi oleh Indonesia

Untuk mematuhi Konvensi, Indonesia harus menyerahkan instrumen aksesi kepada Kementerian Luar Negeri Kerajaan Belanda dan memberikan nama pejabat berwenang yang ditunjuk di Indonesia. Ini akan diikuti dengan periode enam bulan di mana Negara-negara Pihak lainnya dapat mengajukan keberatan. Konvensi akan mulai berlaku antara Indonesia dan Negara-negara Penandatangan yang tidak mengajukan keberatan atas aksesi pada hari ke-60 setelah berakhirnya periode keberatan enam bulan.

Namun, pemerintah Indonesia mengecualikan dokumen yang dikeluarkan oleh jaksa Indonesia (kejaksaan) dari kategori “dokumen publik”. Peraturan presiden tidak menentukan hal ini.

Mengingat batas waktu yang diberikan di atas, kita dapat memperkirakan bahwa setidaknya akhir tahun 2021 sebelum Konvensi mulai berlaku di Indonesia. Selain itu, belum jelas apakah pemerintah akan mengeluarkan peraturan pelaksanaan untuk memperjelas kriteria dan memberikan contoh dokumen publik. Juga tidak jelas apakah, setelah tanggal berlakunya Konvensi ini, pengadilan Indonesia akan menghapus persyaratan untuk mengesahkan surat kuasa bagi pengacara untuk mewakili klien mereka di pengadilan.